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最高のGTDツール!ノートとフセンのみ。やっぱりアナログが一番?



以前、Remember the milk という、ウェブ上の無料のタスク管理ツールを使っていた。

確かにすばらしいツールなので、とても気に入ってしばらく使っていた。

しかし、だんだんと、欠点が見えてきた。

それは・・・

・パソコンの電源を入れ→ウェブブラウザを起動→ログイン、という手間を経ないと使えない。(それを省こうとして一時期、ノートパソコンをずっとスタンバイにしておくということもやってみたが、電気代がかかるのでやめた)。それで、「今日は面倒だから開かない」となってしまいやすいし、開くこと自体を数日間忘れるということも増えてきた。それでは全く意味がないのだ。

・「今日のタスク」が一覧できるのだが、それがバーっと20個もあると、全部見る気にならず、「ぜったい今日やらなきゃいけないこと」しか見ないので、結局あまり意味がない。

・他にも、いろいろと細かい操作が面倒(どんだけナマクラなんだ!という話ですけどね)

・たまに、アクセスできないことがある

・パソコン上だといまいち、今日のタスクの全体像がつかめないので、結局Remember the milkの画面を見ながら、メモ用紙に改めて「今日の予定」を書き直すということをするようになっていた。これでは二度手間だなあと。

ということで、Remember the milk はかなりすばらしいんだけど、もっといい方法はないかなと思うようになっていた。

しかし、自分でつくって、会社で使っている「現場用RTM」なる、超アナログなメモは、とても使い勝手がよく、今でも重宝しているのだ。

結局、手書きのメモがいいのか!!なあんだ!

家でも、同じように、オールアナログでタスク管理してみようと考えた。つまり、ノートとボールペンのみである。

しかし、紙とペンだけだと、こんな欠点がある。

・たとえば「毎週水曜日に鉢植えに水をやる」というタスクがあったら。水曜日にそれをこなしたら、それをグチャグチャと消して、次週の水曜日のところに書き写さないといけない。その書き写す作業が面倒である。

という欠点である。一つしか思いつかないが、でもこれは大きな欠点だ。

そこで、考え出したのが、「フセン」を使ったタスク管理なのである。



これは、つまりは、Remember the milk がシステムでやっていることを、ノートとペンとフセンだけでやってしまおうという壮大でシンプルな計画なのである。

Remember the milkをしばらく使って、日々のタスクが頭の中で整理されたからこそ思いつくことができたのだろう。

これは、たぶん、すごくいいぞ!

<やり方> 

ノートを使うけど、ノートにはいっさい、直接ペンでかかない。フセンを貼るのみ。

1ページを1日として扱う。5週間後までつくっておく(ここポイント!)。1日経ったら、昨日の日付を書いたフセンをはがす。そしていちばんうしろに新たな1日のフセンを追加する。(もちろんそれもフセンで)

ひとつのフセンにひとつのタスクを書いて貼り付ける。たとえば「今日だけやること」は黄色、「決まった曜日にやること」は緑色、「毎日やること」は赤、などと分けると見やすい。

こなしたタスクは、はがして捨てる。もしくは、次回それを行なう日付のページに移動させる。

「2ヶ月に1回」のタスクなど、たまにしかやらないタスクは、そういうタスクを集めた専用のページを設ける。そこでは、「タスクを書いたフセン」と、「次回それをやる日付」を書いたフセンをセットではりつけておく。毎日チラリとそこをチェックする。タスクの日付が近づいたら、その日付のページに、タスクを書いたフセンをはりつける。そのときに、「次回それをやる日付」のフセンを、次の日付に更新する。

注意点・フセンの向きを工夫する。ページをめくったときに、フセン同士がひっかかったりしてとれないように。

<例>資源ごみを火曜日にしか出せないとする。

3/3(火)のページに、「資源ごみを出す 火曜日」と書いたフセンをはっておく。(フセンの色は、「決まった曜日にやること」を書くことにした、緑色)

そして実際に3/3(火)がやってきて、ゴミを出したら、そのフセンをはがして、次の火曜日の、3/10(火)のページに貼り付ける。

<補助として携帯のスケジュール機能を使う>

補助として携帯のカレンダー機能を使うのは便利です。一つは、タスクを書き込むとき、もう一つは、タスクを外でこなすときです。

外にいる時とか、現場仕事をしている時に、ふと、「あれやらなきゃ!」とタスクを思いついたときには、とりあえず、携帯のスケジュール機能のところに、書き込んでおくのです。そして家に帰ったときに携帯に書き込んだ内容をフセンに転記してノートに貼るというわけです。

また、買い物など、外でこなすべきタスクもあります。そんなときは、携帯のカレンダー機能の所定の日付のところに、「リンゴとセロテープと自転車のべダルを買う」などと、書いておきます。お店で携帯をとりだして、それをチェックすれば、買い忘れを防げます。

<利点>

なんといっても、すぐに開ける。すぐに開けるということは、「今日は面倒だから開かなくいいや」となりにくい。

電気代がかからない。

その日にやるべきタスクが一目で、分野別にわかる。

タスクの日付をずらすのも、フセンをはがしてはりなおすだけなので、超簡単。

「今日のページ」に貼ってあるフセンが減っていくと、今日やるべきことをこなしているという喜びがわく。



今のところはとてもよさそう。

やっぱりシンプルが一番だ。

(追記)これに加えて、evernoteを、備忘録として、大いに活用している。

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